Assistant administratif et pédagogique - Ecole Doctorale SDS (F/H) - CDI

La Direction de la Recherche de CentraleSupélec recherche un(e) Assistant administratif et pédagogique pour l’Ecole Doctorale Sciences des Systèmes (SDS) qui est l'une des 4 écoles doctorales de la graduate school Sciences de l’Ingénierie et des Systèmes de l’Université Paris-Saclay. Elle est organisée en 3 pôles : Matériaux et Systèmes Innovants, Systèmes Numériques et Socio-Techniques, Bioingénierie et Systèmes pour la Santé. Les doctorants sont répartis dans une dizaine de laboratoires (LGI, MICS, ILV, SPMS, GEMAC, FRISE, SPMS, LGPM, …) avec pour principaux établissements tutelles : CentraleSupélec, Université Versailles Saint-Quentin, CEA, INRAE, Université Paris-Saclay.

Placé(e) sous l’autorité hiérarchique de la Directrice de L’Ecole Doctorale SDS, vous l’assisterez ainsi que les doctorants dans l’organisation et la gestion de l’ED. Votre mission principale sera d’assurer la gestion administrative (secrétariat, inscription des doctorants, gestion des formations de l’ED et communication de l’ED) et budgétaire (suivi des vacations, frais de fonctionnement) d’une école doctorale en appliquant des procédures dédiées.

Vous faciliterez aussi les échanges et le partage d’informations en assurant le rôle d’interface auprès des interlocuteurs internes (notamment les doctorants) et externes.

Employé(e) par CentraleSupelec, vous serez intégré(e) dans la Graduate School Science de l’Ingénierie et des Systèmes de l’Université Paris Saclay et vous serez en interaction directe avec la Maison du Doctorat.

A ce titre, les activités principales seront les suivantes :

Appui à la direction de l’Ecole Doctorale SDS

• Assister la directrice et les responsables de pôle de l’école doctorale SDS de l’Université Paris-Saclay ;
• Assurer le suivi pédagogique de tous les doctorants de l’école doctorale Sciences des Systèmes et des doctorants de l’école doctorale Hadamard inscrits dans les laboratoires sous tutelle CentraleSupélec (environ 200 doctorants) ;
• Organiser des événements (journée de l’école doctorale, concours de recrutement, journée d’accueil des doctorants de première année, …) ;
• Être l’interlocuteur privilégié des services supports de l’école ;
• Assurer la gestion administrative et financière de l’école doctorale Sciences des Systèmes en suivant des procédures dédiées (gestion et suivi des commandes et des vacations, etc.) ;
• Assurer la communication avec la Maison du Doctorat et avec la Graduate School Sciences de l’Ingénierie et des Systèmes (SIS) : réunions régulières, aide à l’organisation d’événements en lien avec le doctorat (diplomation, journée d’accueil, journée de l’après-thèse, etc.)
• Organiser, alimenter, mettre à jour les bases de données en lien avec le doctorat.

Appui opérationnelle dans la gestion du recrutement et de la formation des doctorants

• Assurer le suivi pédagogique et administratif des doctorants de la candidature jusqu’à la diplomation, en partenariat avec les laboratoires, les directeurs de thèse et la Maison du Doctorat de l’Université Paris-Saclay (inscription, réinscription, préparation de la soutenance, lien avec la bibliothèque, suivi des livrets de CSI, co-tutelles, …) ;
• Renseigner les enseignants-chercheurs dirigeant ou co-encadrant les thèses ;
• Assurer la communication (collecter, rédiger et disséminer les informations … via ADUM ou site web) auprès des doctorants, des enseignants-chercheurs et des enseignants de formation doctorale ;
• Assurer le suivi des formations doctorales.

Issu(e) d’une formation supérieure de type BTS ou BUT, avec une spécialisation dans la gestion administrative, vous justifiez d’une expérience réussie dans le domaine de la gestion administrative, idéalement au sein d’un environnement institutionnel d’une Grande Ecole.

Vous disposez d’une bonne compréhension de l’organisation du doctorat, du fonctionnement d’une école doctorale, au sein d’une Université, d’un Établissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel.

Vous maitrisez les outils bureautiques et les outils spécifiques dédiés à la gestion administrative et financière (pour notamment assister les utilisateurs) et enfin, le pack Office.

Vous savez organiser vos activités et respecter les délais tout en sachant rendre compte de vos activités à votre hiérarchie.

Vos compétences rédactionnelles sont reconnues.

Vous démontrez des qualités relationnelles qui vous permettent de travailler en équipe, de manière réactive et proactive, en transversalité avec l’ensemble des partenaires internes et externes, et tout en étant autonome.

Vous avez la capacité de gérer des situations sensibles ou conflictuelles.

Vous faites preuves de discrétion, d’une grande aptitude à l’écoute et avez le respect de la confidentialité.

Vous êtes reconnu(e) pour votre sens du service, votre pédagogie et votre patience.

Une pratique professionnelle de l’anglais (B2) est requise, dans un environnement où les échanges internationaux sont fréquents.

Rejoindre CentraleSupélec, c’est travailler, au sein d’une institution de renommée internationale et orientée vers la recherche appliquée et l’innovation, dans un cadre dynamique et multiculturel en interagissant avec des étudiants, des enseignants et des chercheurs de diverses nationalités. Basé sur le Campus de Gif-sur-Yvette (Essonne) au sein de l’écosystème de l’Université Paris Saclay, le poste est à pourvoir dès que possible par voie statutaire (cat. A) ou contractuel de droit public pour un contrat à durée indéterminée.

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.