Responsable des activités des élèves ingénieurs en césure (F/H)

La Direction Direction des Etudes du cursus ingénieur, rattachée à la Direction de la Formation de CentraleSupélec, recherche un(e) Responsable de la conduite des activités des élèves ingénieurs en césure.

Placé(e) sous la responsabilité du Responsable de la mobilité internationale et du Responsable de la Formation en Entreprise (BFE), votre mission principale sera d’assurer le suivi administratif et pédagogique des activités des élèves-ingénieurs césuriers.

Vous gérerez leurs demandes de stage sur la plate-forme « MonStage », contrôlerez et signerez les conventions de stage, instruirez les dossiers de projets personnels et les présenterez au Directeur des études pour validation, suivrez les activités de chaque élève-ingénieur durant l’année au moyen d’un tableau, validerez formellement leur mobilité internationale et produirez toutes les statistiques nécessaires au profil de la Direction des Etudes.

A ce titre, vos activités seront les suivantes :

Activités principales

• Encadrement, accompagnement et suivi individualisé des césuriers
• Orientation des césuriers vers les interlocuteurs de l’école : service juridique, PRI (Pôle relation internationale), Mobilité out, SWD (Student Welcome Desk, gestion administrative des étudiants)
• Instruction notamment des dossiers des projets personnels et les soumettre à l’acceptation du directeur des études, puis les archiver
• Echanges avec les référents-césure et les entreprises des élèves en stage de césure

Missions relatives aux candidatures et à la validation de la césure

• Préparer la commission de validation des candidatures de césure
• Création de documents sur « Edunao » afin de rassembler toutes les informations légales ou utiles au futur césurier
• Organiser les présentations d’informations en amphi au profit des futurs césuriers
• S’assurer avant de valider une demande de stage que la convention de césure a bien été signée (y compris ceux en DTY et Shift Year)
• Suivi dans un tableau sous Excel, des activités des césuriers. Réagir dès qu’une interruption d’activité importante et non prévue est constatée
• Production de statistiques liées aux différentes formes de césure, à la mobilité internationale

Missions relatives à la gestion des immersions professionnelles en césure

• Validation des demandes de stage sur la plateforme MonStage. Les assistantes du BFE, en soutien, envoient les conventions vierges aux césuriers
• Signature en dernier des conventions de stage par délégation du directeur de l’Ecole
• Transmission de ces conventions signées aux assistantes du BFE, qui archivent les demandes de stage, pour envoi électronique aux destinataires
• Suivi des visas/permis de travail des césuriers hors d’Europe. Archivage de ces visas/permis de travail ainsi que des demandes de stage n’attendant plus que ces documents pour être validées
• Archivage sur MonStage des demandes de stage pour les immersions professionnelles effectuées sous contrat
• Instruction des demandes d’avenant pour les conventions de stage signées. Envoi et suivi effectués par les assistantes du BFE
• Transmission de la liste des référents-césure au responsable du BFE pour mise à jour de la base de données MonStage

Missions relatives aux documents et attestations administratives de la césure

• Transmettre toute attestation nécessaire aux césuriers, notamment celles des étudiants étrangers en renouvellement de titre de séjour
• Mettre à jour la liste des césuriers (y compris ceux en DTY et Shift Year)
• Gestion des avenants de forme de césure

Issue(e) d’une formation supérieure de type BTS ou BUT (Licence) avec une spécialisation dans la gestion administrative ou en gestion des entreprises, vous justifiez d’une expérience réussie (3 à 5 ans) dans le domaine de la gestion administrative, pédagogique ou de la scolarité, au sein d’un établissement d’enseignement supérieur.

Vous disposez de connaissances concernant l’ingénierie de la formation ainsi que de la réglementation de la scolarité dans l’enseignement supérieur.

Vous maitrisez les outils bureautiques (notamment Excel pour le reporting et le traitement de données), et les logiciels métiers (Edunao), une aisance avec les outils numériques et plateformes de gestion (MonStage) ainsi que les réseaux sociaux.

Vous savez organiser vos activités et respecter les délais tout en sachant rendre compte de vos activités à votre hiérarchie de manière synthétique.

Vos compétences rédactionnelles sont reconnues.

Vous démontrez des qualités relationnelles qui vous permettent de travailler en équipe, de manière réactive et proactive, en transversalité avec l’ensemble des partenaires internes et externes, et tout en étant autonome.

Vous avez la capacité de gérer des situations sensibles ou conflictuelles.

Vous faites preuve de discrétion, d’une grande aptitude à l’écoute et vous avez le respect de la confidentialité.

Vous êtes reconnu(e) pour votre sens du service, votre pédagogie et votre patience dans l’accompagnement des étudiants.

Une pratique professionnelle de l’anglais (B2) est requise, dans un environnement où les échanges internationaux sont fréquents.

Rejoindre CentraleSupélec, c’est travailler, au sein d’une institution de renommée internationale et orientée vers la recherche appliquée et l’innovation, dans un cadre dynamique et multiculturel en interagissant avec des étudiants, des enseignants et des chercheurs de diverses nationalités. Basé sur le Campus de Gif-sur-Yvette (Essonne) au sein de l’écosystème de l’Université Paris Saclay, le poste est à pourvoir dès que possible par voie statutaire (cat. A) ou contractuel de droit public en CDI.

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.