A ce titre, vos activités seront les suivantes :

Missions cursus CentraleSupélec

·Gérer l’accueil, les appels téléphoniques, le courrier et les e-mails internes et externes

·Identifier les urgences provenant des élèves/personnes externes et transmettre aux personnels concernés

·Préparation, édition, envoi, remise en main propre de toutes les attestations liées au cursus académique des élèves :

•  Bulletins de notes (1A, 2A, 3A)
•  Attestations de scolarité : assiduité, bourses etc.
•  Attestations de diplôme d’ingénieur CentraleSupélec
•  Attestations de parcours
•  Attestations de Bachelor pour la PRI

·Diplômes d’ingénieur CentraleSupélec/CESI2/Bachelor en Sciences de l’ingénieur /Diplôme de spécialisation (pour les Freemoov).

·Pour les anciens diplômés, édition et envoi des attestations de diplômes et de scolarité, recherches diverses (copie registre promo, programme des cours, …)

·Réponse aux demandes de vérification de diplômes d’organismes extérieurs (pour les élèves en cours d’étude ou déjà diplômés)

·Participer à la gestion des commissions/jurys : réservation des salles et repas /renfort prise de notes durant les séances / courriers recommandés des décisions de jury

·Participer à la gestion de la cérémonie de remise de diplômes : vérification des listes / ajout d’informations (ex : Mentions) / Impression des diplômes/ Veille concernant les changements éventuels (Ministères, tampons etc.) / Impression des compléments au diplôme/ Etiquetage sur Porte-diplômes / Rangement des diplômes dans les Porte-diplômes.

·Archivage des documents relatifs à chaque promotion (dossiers élèves, documents généraux)

Missions cursus Centrale

Parchemins diplômes /Suppléments aux diplômes

· A la demande de l’alumnus qui n’a pas encore récupéré son diplôme d’ingénieur : envoi par courrier recommandé avec accusé de réception ou remise sur le campus de Saclay. Mise à jour du registre de retrait des diplômes et archivage éventuel des accusés de réception

· A la demande de l’alumnus, suite à perte, vol, changement d’identité ou d’état civil : Edition et remise du duplicata suivant la procédure de l’université Paris Saclay et la législation en vigueur. Scan et archivage sur serveur partagé sécurisé. Mise à jour du registre de duplicata

· En cas de retour de courrier de La Poste d’un diplôme : rangement au coffre suivant la procédure

· Diplôme de bachelor, CESI : idem ci-dessus

· A la demande de l’alumnus, édition du supplément au diplôme suivant le modèle correspondant à la promotion et au cursus suivi. Envoi par email. Archivage.

Attestations / Relevés de notes / Catalogue de cours

· A la demande de l’alumnus, envoi par email ou par courrier, à l’alumnus ou à un organisme tiers :

· Attestations de diplôme ingénieur en langue anglaise ou française

· Attestation de scolarité et de diplôme ingénieur en langue anglaise ou française (elle précise pour chaque année scolaire l’inscription, suivant le modèle adapté au cursus suivi)

· Attestation de suivi des cours en langue française, en langue française ou anglaise

· Attestation de rang dans la promo, en langue française ou anglaise

· Attestation mentionnant l’option suivie en 3A, en langue française ou anglaise

· A la demande de l’alumnus, envoi par email ou par courrier, à l’alumnus ou à un organisme tiers, des relevés de notes en anglais et/ou en français.

· A la demande de l’alumnus, envoi du fichier pdf catalogue de cours d’une année scolaire donnée, en français et/ou en anglais, par email

Vérification de diplôme

· Réponses aux organismes extérieurs sollicitant l’Ecole « background check » pour confirmation de diplôme et de cursus. L’accord écrit de l’ancien élève est obligatoire. Rédaction de documents justificatifs.

Issu(e) d’une formation supérieure de type BTS ou BUT avec une spécialisation dans la gestion administrative, ressources humaines ou en gestion des entreprises, vous justifiez d’une expérience réussie dans un poste similaire.

Vous disposez d’une solide connaissance de la réglementation de la scolarité dans l’enseignement supérieur ainsi que de l’ingénierie pédagogique.

Vous maitrisez les outils bureautiques et logiciel métier (idéalement GEODE).

Vous savez organiser vos activités et respecter les délais tout en sachant rendre compte de vos activités à votre hiérarchie de manière synthétique.

Vos compétences rédactionnelles sont reconnues.

Vous démontrez des qualités relationnelles qui vous permettent de travailler en équipe, de manière réactive et proactive, en transversalité avec l’ensemble des partenaires internes et externes, et tout en étant autonome.

Vous faites preuves de discrétion et avez le respect de la confidentialité.

La maitrise de l’anglais est appréciée.

Rejoindre CentraleSupélec, c’est travailler, au sein d’une institution de renommée internationale et orientée vers la recherche appliquée et l’innovation, dans un cadre dynamique et multiculturel en interagissant avec des étudiants, des enseignants et des chercheurs de diverses nationalités. Basé sur le Campus de Gif-sur-Yvette (Essonne) au sein de l’écosystème de l’Université Paris Saclay, le poste est à pourvoir dès que possible par voie statutaire (cat. B) ou contractuel de droit public.

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.