Positionné(e) auprès du directeur général délégué à l’administration, vous l’assisterez au quotidien pour l’organisation du pilotage de la DGS, mais également dans le renforcement du contrôle interne et sur des missions d’appui aux directions et services de la DGS.

En parallèle et à temps partagé avec les missions mentionnées ci-dessus, vous appuierez également la direction des ressources humaines.

A ce titre, les activités principales sont les suivantes :

Auprès du Directeur général délégué à l’administration (50%) :

Gérer l’agenda :

• Assurer l’organisation et le suivi des réunions (réunions d’équipe ou ponctuelles)
• Anticiper les échéances et organiser les déplacements ;

Organiser les réunions du conseil d’administration de CentraleSupélec :

• Assurer l’organisation logistique (invitation des administrateurs, mise à disposition des documents, etc…) ;

Piloter le flux de documents électroniques à la signature du directeur général délégué (qui a notamment délégation de signature sur les fonctions d’ordonnateur)

Renforcer le contrôle interne :

• Mettre en place des dispositifs de contrôle interne ;
• Contribuer à la démarche qualité (et des missions ponctuelles de vérification).

Participer à l’amélioration continue des procédures administratives.

Auprès de la Direction des ressources humaines (50%) :

Pilotage et coordination des instances paritaires :

• Organiser et planifier les réunions de dialogue social et de la DRH ;
• Préparer les ordres du jour, constituer les dossiers et assurer le suivi des décisions ;
• Rédiger les comptes rendus et veiller au respect des échéances réglementaires.

Assistance de direction et soutien aux personnels de la DRH :

• Assurer l'assistance administrative de la Direction des Ressources Humaines ;
• Organiser les agendas, réunions et déplacements de la direction ;
• Accueillir, orienter et informer les interlocuteurs internes et externes ;
• Apporter un appui administratif aux 4 responsables de service de la DRH ainsi que le suivi du budget de la Direction des ressources humaines (demandes d’achats) en lien avec la DAAF ;
• Participer à la coordination des activités transversales de la direction ;
• Contribuer à la continuité de service et au bon fonctionnement collectif de la DRH.

Communication interne :

• Contribuer à la communication interne de la DRH en rédigeant et en diffusant des supports d’information ;
• Assurer la mise à jour des espaces collaboratifs (intranet, espaces documentaires, etc.) ;
• Assurer l’organisation logistique des évènements RH (convention d’encadrement, journées d’accueil, séminaires, etc.).

Suivi des dossiers sensibles de la directrice des ressources humaines :

• Assurer le suivi administratif des dossiers sensibles et l’envoi des courriers recommandés ;
• Gérer les courriers officiels et les procédures administratives ;
• Suivre les échéances, mettre à jour les dossiers et produire des tableaux de bord et indicateurs de suivi ;
• Garantir la confidentialité des informations traitées.

Gestion des déclarations d’accidents de travail :

• Recueillir et suivre les déclarations d’accidents de travail ;
• Informer la commission d’enquête issue de la F3SCT et organiser les enquêtes ;
• Coordonner le suivi administratif des dossiers avec les gestionnaires RH.

Missions transverses

Outre les missions mentionnées ci-dessus, les activités suivantes peuvent être confiées en fonctions des besoins et dans le respect d’un équilibre de la charge de travail avec les activités principales :

• Contribuer ponctuellement en renfort aux activités administratives de la DGS ;
• Contribuer à des projets d’amélioration du fonctionnement de la DGS, en fonction des priorités retenues ;
• Pilotage de projets (ou de partie de projets) dans le cadre du plan de transformation de l’école.

L'Ecole sera fermée le 24 juillet au soir. Les candidatures seront traitées à compter du 1er septembre.

Issu(e) d’une formation supérieure de type BTS ou BUT, avec une spécialisation dans la gestion administrative, les ressources humaines ou en gestion des entreprises, vous justifiez d’une expérience réussie dans un poste similaire et idéalement dans un établissement de l’enseignement supérieur (et de la recherche).

Vous disposez d’une bonne connaissance des finances publiques et plus précisément des règles liées au décret relatif à la gestion budgétaire et comptable publique (GBCP) ainsi que la gestion des ressources humaines dans la fonction publique.

Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques et systèmes d’information de gestion ainsi que les outils collaboratifs.

Reconnu(e) pour votre fiabilité, votre rigueur et votre sens de l’organisation, vous faites également preuve de qualités relationnelles qui vous permettent de travailler efficacement en équipe et d’interagir avec différents interlocuteurs internes et externes, et tout en étant autonome.

Vous avez la capacité de gérer des situations imprévues, sensibles.

Vous compétences rédactionnelles sont également reconnues.

Vous faites preuves de discrétion, d’une grande aptitude à l’écoute et avez le respect de la confidentialité ainsi que le sens du service.

Une pratique écrite de l’anglais et idéalement à l’oral est souhaitable, dans un environnement où les échanges internationaux sont fréquents.

Rejoindre CentraleSupélec, c’est travailler, au sein d’une institution de renommée internationale et orientée vers la recherche appliquée et l’innovation, dans un cadre dynamique et multiculturel en interagissant avec des étudiants, des enseignants et des chercheurs de diverses nationalités. Basé sur le Campus de Gif-sur-Yvette (Essonne) au sein de l’écosystème de l’Université Paris Saclay, le poste est à pourvoir dès que possible par voie statutaire (cat. B) ou contractuel de droit public.

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.