Placé(e) sous l’autorité hiérarchique du Directeur de L’Ecole Doctorale SMEMAG, vous l’assisterez ainsi que les doctorants dans l’organisation et la gestion de l’ED. Votre mission principale sera d’assurer la gestion administrative (secrétariat, inscription des doctorants, gestion des formations de l’ED et communication de l’ED) et budgétaire (suivi des vacations, frais de fonctionnement) d’une école doctorale en appliquant des procédures dédiées.

Vous faciliterez aussi les échanges et le partage d’informations en assurant rôle d’interface auprès des interlocuteurs internes (notamment les doctorants) et externes.

Employé(e) par CentraleSupelec, vous serez intégré(e) dans la Graduate School Science de l’Ingénierie et des Systèmes de l’Université Paris Saclay et vous serez en interaction directe avec la Maison du Doctorat.

A ce titre, les activités principales seront les suivantes :

Appui à la direction de l’ED 

• Être l’interlocuteur privilégié des services supports de l’école ;
• Gestion de l’agenda du Directeur ;
• Organisation logistique des temps forts de l’ED (Journée de Rentrée, Conseils de l’ED, Comités de Direction, Réunion avec les directeurs d’Unité de recherche) : réservation des salles, commande du repas, information par mail, mise à jour des supports, définition des « Ordre du jour » en concertation avec le directeur de l’ED… ;
• Suivi des demandes de participation financières de l’ED pour les inscriptions aux écoles thématiques ;
• Suivi du budget de l’ED en lien avec la gestionnaire de la Graduate School SIS : déclarations des heures complémentaires des formations doctorales en vacations, et frais de fonctionnement ;
• Organisation des formations de l’ED SMEMAG (environ 15 formations) : collecter les propositions, les faire passer en Comité de Direction, mettre en ligne dans ADUM le descriptif de la formation, communiquer avec les formateurs, gérer les demandes d’inscription, valider les points de formation, transmettre aux formateurs les bilans d’évaluation, anticiper la reconduction ou non des formations pour l’année n+1 ;
• Appui à l’organisation des différents concours (sélection des dossiers, auditions, suivi des acceptations ou non des contrats doctoraux) : contrat doctoraux programmes blancs, ADI, CDSN, CSC…et autres programmes ;
• Mise à jour du site web ;
• Réponses par mail et téléphone aux questions générales sur l’ED ;
• Relayer toutes actions de communication s’adressant aux doctorants de l’ED ou aux encadrants ;
• Interagir avec ADUM pour adapter le logiciel de gestion administrative du doctorat en fonction de l’évolution de la réglementation.

Appui au pôle « Fluides, Energétique, Procédés » dans la gestion opérationnelle du recrutement des doctorants

• Organisation des auditions de recrutement en thèse et inscriptions en 1ère année de thèse (environ 50 nouveaux inscrits en 2025/2026) ;
• Réinscription annuelle des doctorants du pôle fluide (environ 100 entretiens en 2025) de l’Ecole doctorale SMEMAG et planification des entretiens de réinscription avec le directeur du pôle fluide de l’ED ;
• Suivi plus approfondi des doctorants rencontrant des difficultés ;
• Accompagnement, réponses aux questions et conseils aux doctorants et aux directeurs de thèse dans les démarches tout au long de la thèse ;
• Accompagnement des doctorants et des directeurs de thèse dans les démarches liées à la soutenance : conseils pour la constitution du jury, les procurations pour membres du jury en visio-conférence, récupération des documents originaux de soutenance, suivi des dépôts de manuscrit définitifs et des demandes de fabrication de diplômes ;
• Validation ou non des formations hors catalogue : vérification des formations obligatoires, alerte pour insuffisance de formations.

Appui à la Maison du Doctorat de l’Université Paris-Saclay

• Relayer les informations de la Maison du Doctorat ;
• Archivage des documents originaux de soutenance ;
• Remontée des données statistiques de l’ED (enquête SIREDO, IPDoc…), fiabilisation des données dans les fiches ADUM ;
• Participation et contribution à la Cérémonie de Remise de Diplôme annuelle organisée par la Maison du Doctorat.

Issu(e) d’une formation supérieure de type BTS ou BUT, avec une spécialisation dans la gestion administrative, vous justifiez d’une expérience réussie dans le domaine de la gestion administrative, idéalement au sein d’un environnement institutionnel d’une Grande Ecole.

Vous disposez d’une bonne compréhension de l’organisation du doctorat, du fonctionnement d’une école doctorale, au sein d’une Université, d’un Établissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel.

Vous maitrisez les outils bureautiques et les outils spécifiques dédiés à la gestion administrative et financière (pour notamment assister les utilisateurs) et enfin, le pack Office.

Vous savez organiser vos activités et respecter les délais tout en sachant rendre compte de vos activités à votre hiérarchie.

Vos compétences rédactionnelles sont reconnues.

Vous démontrez des qualités relationnelles qui vous permettent de travailler en équipe, de manière réactive et proactive, en transversalité avec l’ensemble des partenaires internes et externes, et tout en étant autonome.

Vous avez la capacité de gérer des situations sensibles ou conflictuelles.

Vous faites preuves de discrétion, d’une grande aptitude à l’écoute et avez le respect de la confidentialité.

Vous êtes reconnu(e) pour votre sens du service, votre pédagogie et votre patience.

Une pratique professionnelle de l’anglais (B2/C1) est requise, dans un environnement où les échanges internationaux sont fréquents.

Rejoindre CentraleSupélec, c’est travailler, au sein d’une institution de renommée internationale et orientée vers la recherche appliquée et l’innovation, dans un cadre dynamique et multiculturel en interagissant avec des étudiants, des enseignants et des chercheurs de diverses nationalités. Basé sur le Campus de Gif-sur-Yvette (Essonne) au sein de l’écosystème de l’Université Paris Saclay, le poste est à pourvoir dès que possible par voie statutaire (cat. A) ou contractuel de droit public.

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.