Le poste concernera les 3ème et 4ème année de la formation BSc Bachelor AIDAMS et nécessitera une maitrise de l’anglais.

A ce titre, vos activités seront les suivantes :

1. Gestion administrative de la scolarité

• Participer à la mise en œuvre de l’emploi du temps et assurer le suivi des plannings hebdomadaires des cours
• Mise à jour du système d’information (intervenants, groupes d’élèves, notes, planning)
• Contribuer à la gestion des notes et la validation des obligations de scolarité des étudiants
• Organiser les sessions d’examens et de rattrapages : gestion du calendrier, suivi de la reprographie, planification des besoins de surveillants, présentiel en période d’examens
• Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques : synthèse de la nature des effectifs recrutés, bilan des coûts de formation
• Soutenir la démarche réflexive d’évaluation des enseignements, en relation avec la responsable des évaluations, les responsables académiques de programme, les enseignants et les directeurs de département
• Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure
• Assurer la coordination et la réalisation des activités administratives, financières et de gestion du personnel : planification des enseignements, suivi des vacataires, commandes aux fournisseurs
• Veiller au suivi des absences des élèves
• Préparer les documents supports des jurys et commissions
• Actualiser les documents de référence du programme : catalogue de cours, SharePoint…
• Coordonner les événements ponctuels et les visites de terrain, gérer les devis et factures afférents
• Editer les attestations
• Participer à l’édition des diplômes et l’organisation de la remise des diplômes.

2. Gestion administrative des élèves

• Informer et accompagner dans leurs démarches les étudiants ; être un référent pour ces étudiants, majoritairement anglophones
• Définir et garder d’actualité un parcours étudiant jusqu’à la diplomation
• Gérer la relation avec les étudiants se trouvant dans des situations spécifiques, notamment en difficulté médicale ou psychologique, et résoudre les problématiques en lien avec le Pôle d’accompagnement et le Pôle handicap de l’école.

3. Gérer la mobilité des élèves de 3e et 4e année 

• Aider aux démarches administratives pour préparer les élèves à leur semestre de mobilité internationale (en lien avec le Pôle des Relations Internationales et le SWD de CentraleSupélec ainsi que le service international de l’ESSEC)
• Aider aux démarches administratives des élèves en mobilité entrante
• Aider aux démarches liées au stage de quatrième année.
• Collaborer avec le Pôle Relations Internationales dans l’envoi des nominations aux partenaires
• Communiquer aux étudiants les procédures de candidature chez les partenaires
• Gérer les problèmes pratiques liés au départ
• Trouver les professeurs référents de CentraleSupélec et les affecter à chaque étudiant
• Veiller au bon déroulement du jury de validation de l’échange internationale
• Recevoir les nominations des partenaires et gérer les candidatures à la mobilité entrante, en lien avec le Pôle des Relations Internationales
• Mettre en place les étapes nécessaires à l’accueil des élèves en mobilité entrante
• Vérifier les bulletins de notes des élèves en mobilité entrante, et envoyer les relevés de notes au partenaire.

4. Communiquer et collaborer avec l’établissement partenaire du programme

• Gérer et coordonner les étapes de scolarité avec le partenaire
• Transmettre aux intervenants externes les informations utiles
• Assurer une communication efficace avec l’institution partenaire, alignement continu des procédures.

Au-delà de ces missions, vous êtes en interaction avec de nombreux services de CentraleSupélec et vous pouvez être amené à participer à d’autres projets de la Direction des études du Bachelor.

Ce programme ayant été créé récemment et le nombre d'étudiants inscrits à cette formation ayant vocation à augmenter progressivement, les activités listées ci-dessus sont susceptibles d’être modifiées en fonction des besoins.

Issu(e) d’une formation supérieure de type BTS ou BUT (Licence) avec une spécialisation dans la gestion administrative ou en gestion des entreprises, vous justifiez d’une expérience réussie dans le domaine de la gestion administrative ou de la scolarité, au sein d’un établissement d’enseignement supérieur.

Vous disposez d’une solide connaissance de la réglementation de la scolarité dans l’enseignement supérieur (ECTS, jurys, diplomation) ainsi que des dispositifs institutionnels et financiers.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et logiciels de gestion de la scolarité tout en ayant une aisance avec les outils numériques et plateformes de gestion.

Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre sens du détail et vos qualités rédactionnelles.

Vous avez la capacité d’analyser et de structurer des parcours pédagogiques.

Vous savez organiser vos activités et respecter les délais tout en sachant rendre compte de vos activités à votre hiérarchie de manière synthétique.

Vous démontrez des qualités relationnelles qui vous permettent de travailler en équipe, de manière réactive et proactive, en transversalité avec l’ensemble des partenaires internes et externes, et tout en étant autonome.

Vous avez la capacité de gérer des situations sensibles ou conflictuelles.

Vous faites preuves de discrétion et avez le respect de la confidentialité ainsi que le sens du service.

Une pratique professionnelle de l’anglais (C1) est requise, dans un environnement où les échanges internationaux sont fréquents.

Rejoindre CentraleSupélec, c’est travailler, au sein d’une institution de renommée internationale et orientée vers la recherche appliquée et l’innovation, dans un cadre dynamique et multiculturel en interagissant avec des étudiants, des enseignants et des chercheurs de diverses nationalités. Basé sur le Campus de Gif-sur-Yvette (Essonne) au sein de l’écosystème de l’Université Paris Saclay pour l'année académique 2026/2027 et dès la rentrée 2027 avec une prise de poste progressive sur le nouveau Campus de Paris, le poste est à pourvoir dès que possible par voie statutaire (cat. A) ou contractuel de droit public.

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.