Le poste concerne la formation Master of Science IA appliquée aux enjeux sociétaux.

A ce titre, vos activités seront les suivantes :

1. Gestion administrative des étudiants

• Accueillir, informer et orienter les étudiants (présentiel, téléphone, courriel);
• Assurer la gestion des inscriptions administratives et pédagogiques;
• Suivre les dossiers administratifs des étudiants en lien avec le SWD;
• Suivre les changements de situation (réorientation, interruption, abandon).

2. Gestion admissions

• Renseigner les étudiants sur les éventuelles démarches réglementaires;
• Assurer le lien avec les services administratifs pour les visas et titres de séjour;
• Assurer les informations concernant les aides financières (Demande de bourse ..) et sociales;
• Suivre les décisions d’admission en lien avec les responsables pédagogiques;
• Assurer le lien entre l’admission et la rentrée;
• Suivre le paiement effectif des bourses quelle que soit l'origine (Fondation CentraleSupélec, CROUS, ...).

3. Suivi de la scolarité et des examens

• Élaborer et mettre à jour les listes d’étudiants;
• Organiser l’emploi du temps des programmes et assurer les changements sur les outils de scolarité;
• Organiser et alimenter les organismes pour la planification en relation avec le modélisateur;
• Organiser les examens (planning, convocations, sujets, émargements, gestion des surveillants, accueil, permanence, gestion des copies);
• Etablir les relevés de surveillances mensuels;
• Assurer le suivi des notes et des résultats;
• Assurer le suivi des absences des étudiants;
• Assurer le suivi de scolarité des étudiants;
• Gérer les soutenances de stages;
• Collaborer avec l’équipe d’accompagnement sur le suivi des étudiants;
• Assurer le suivi des étudiants en situation de handicap (demande de mise ne place de protocole PAEH);
• Assurer le suivi des vacataires;
• Préparer les jurys de diplomation et éditer les procès-verbaux;
• Gérer les demandes particulières des étudiants;
• Elaborer les questionnaires de satisfaction sous LIME SURVEY et participer aux réunions de suivi;
• Participer à la gestion des événements et à leur organisation.

• Éditer et délivrer les attestations de scolarité, certificats et relevés de notes;
• Préparer et participer à la remise des diplômes et envoyer les documents nécessaires;
• Envoyer les invitations aux étudiants concernant la remise des diplômes;
• Assurer le suivi des étudiants diplômés;
• Assurer l’archivage des dossiers et documents réglementaires.

5. Interface avec les acteurs internes et externes

• Travailler en lien étroit avec les équipes pédagogiques du programme;
• Collaborer avec les services administratifs (finances, RH, relations internationales);
• Être l’interlocuteur privilégié des étudiants pour les questions de scolarité.

6. Suivi administratif et réglementaire

• Appliquer les règlements pédagogiques et administratifs;
• Veiller au respect des procédures et des calendriers universitaires;
• Contribuer à l’amélioration continue des procédures de scolarité;
• Produire des tableaux de suivi et statistiques (effectifs, réussite, diplomation).

Issu(e) d’une formation supérieure de type BTS ou BUT (Licence) avec une spécialisation dans la gestion administrative ou en gestion des entreprises, vous justifiez d’une expérience réussie dans le domaine de la gestion administrative ou de la scolarité, au sein d’un établissement d’enseignement supérieur.

Vous disposez d’une solide connaissance de la réglementation de la scolarité.

Vous maitrisez les outils bureautiques et logiciels de gestion de la scolarité tout en ayant une aisance avec les outils numériques et plateformes de gestion.

Vous savez organiser vos activités et respecter les délais tout en sachant rendre compte de vos activités à votre hiérarchie de manière synthétique.

Vos compétences rédactionnelles sont reconnues.

Vous démontrez des qualités relationnelles qui vous permettent de travailler en équipe, de manière réactive et proactive, en transversalité avec l’ensemble des partenaires internes et externes, et tout en étant autonome.

Vous avez la capacité de gérer des situations sensibles ou conflictuelles.

Vous faites preuves de discrétion et avez le respect de la confidentialité ainsi que le sens du service.

Une pratique professionnelle de l’anglais (B2) est requise, dans un environnement où les échanges internationaux sont fréquents.

Rejoindre CentraleSupélec, c’est travailler, au sein d’une institution de renommée internationale et orientée vers la recherche appliquée et l’innovation, dans un cadre dynamique et multiculturel en interagissant avec des étudiants, des enseignants et des chercheurs de diverses nationalités. Basé sur le Campus de Paris (13e) au sein de l’écosystème de l’Université Paris Saclay, le poste est à pourvoir dès que possible par voie statutaire (cat. A) ou contractuel de droit public.

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.