Responsable administratif et financier au sein du LGI (F/H)

La Direction de la Recherche de CentraleSupélec recherche un(e) Responsable administratif et financier pour le Laboratoire de Génie Industriel (LGI), l’une des 16 unités de Recherche de CentraleSupélec (Université Paris-Saclay). Il étudie les systèmes socio-techniques tout au long de leur cycle de vie. Composé de 83 chercheurs répartis en 4 groupes, il fonctionne autour de 5 thématiques transversales et de 7 chaires industrielles. Ses travaux contribuent directement à plusieurs Objectifs de Développement Durable (ODD) des Nations Unies.

Votre mission principale du poste sera la responsabilité administrative et financière du laboratoire comptant environ 120 personnes. Il est en cours de devenir une Zone à Régime Restrictif et en suit déjà les recommandations.

Vous devrez faire preuve de flexibilité afin de travailler en étroite collaboration avec la gestionnaire administrative et financière et d’assurer la redondance sur certaines activités qui doivent être suivies de manière continue. Vous serez placé(e) sous la responsabilité de la directrice du laboratoire.

Activités principales

A ce titre, vos activités seront les suivantes en gestion financière et en gestion administrative.

Gestion financière (en collaboration avec la directrice du laboratoire)

• Superviser et contrôler l’exécution budgétaire.
• Conseiller les chercheurs et responsables scientifiques sur les aspects financiers et réglementaires.
• Gérer les opérations financières courantes : commandes, missions, gratifications de stage, etc.
• Préparer et contrôler les actes financiers dans le respect des procédures.
• Produire et analyser les bilans, états financiers et tableaux de bord pour la direction
• Participer à la préparation des dossiers financiers des projets de recherche.
• Assurer la veille réglementaire et diffuser l’information auprès du gestionnaire.
• Participer aux différentes réunions organisées en interne et en externe.
• Contribuer au pilotage budgétaire global du laboratoire et au reporting.
• Organiser le classement et l’archivage des pièces comptables et des justificatifs des dépenses.

Gestion administrative (en collaboration avec l’assistante/gestionnaire) :

• L’accueil des nouveaux arrivants.
• L’identification des process adaptés à chaque nouvelle arrivée, rédaction des actes administratifs (dont l’instruction des dossiers de demande d’accès à notre Zone à Régime Restrictif), suivi de l’avancement des accords et signatures.
• L’accompagnement des nouveaux arrivants dans les démarches administratives.
• Les commandes publiques.
• La gestion des frais de déplacement des membres du laboratoire et des personnes invitées par le laboratoire, le suivi des missions terminées.
• Les actions sur les référentiels.
• L’organisation des soutenances de thèse.
• La participation à l’organisation des évènements du Laboratoire.

Issu(e) d’une formation supérieure en comptabilité ou gestion financière, vous justifiez d’une expérience réussie à minima de 5 ans, avec une composante en management et idéalement dans l’enseignement supérieur.

Vous disposez d’une solide connaissance générale des techniques de la comptabilité publique et de la réglementation financière.

La connaissance de l’organisation et du fonctionnement du CNRS, d’un Établissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel serait un plus.

Vous maitrisez les outils spécifiques dédiées à la gestion financière et comptable type « SIFAC » ou « GESLAB », un outil de gestion des déplacements (NOTILUS idéalement), et enfin, le pack

Office.

Vous savez organiser vos activités et respecter les délais tout en sachant rendre compte de vos activités à votre hiérarchie.

Vous démontrez des qualités relationnelles et managériales qui vous permettent de travailler, en équipe en suscitant son adhésion, de manière réactive et proactive, en transversalité avec l’ensemble des partenaires internes et externes.

Vous faites preuves de discrétion, d’une grande aptitude à l’écoute et avez le respect de la confidentialité.

Vous êtes reconnu(e) pour votre sens du service, votre pédagogie et votre patience.

Votre niveau d’anglais, oral et écrit, est équivalent au niveau B2 du cadre européen (CECRL), vous permettant de communiquer efficacement dans un environnement international.

Rejoindre CentraleSupélec, c’est travailler, au sein d’une institution de renommée internationale et orientée vers la recherche appliquée et l’innovation, dans un cadre dynamique et multiculturel en interagissant avec des étudiants, des enseignants et des chercheurs de diverses nationalités. Basé sur le Campus de Gif-sur-Yvette (Essonne) au sein de l’écosystème de l’Université Paris Saclay, le poste est à pourvoir dès que possible par voie statutaire (cat. A) ou contractuel de droit public, pour un contrat à durée indéterminée.

 Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.